Verein & Trainer

Ein neuer Verein wird vom FormsMaker-Team freigeschaltet. Nach der Freischaltung startet ein kostenloser Probemonat. Danach stehen zwei Tarifoptionen zur Wahl:

Interessenten besuchen die oeffentliche Vereinsseite und beantragen den Beitritt. Der Admin sieht die Anfrage unter Verein → Mitglieder und gibt sie dort frei oder lehnt sie ab. Erst nach der Freigabe kann das Mitglied Karten beantragen und Termine buchen.

Unter Verein → Kartentypen → "+ Neuer Typ" legt der Admin Pakete an:

• Name — z. B. "10er Karte" oder "Monatskarte"
• Einheiten — Anzahl der enthaltenen Check-ins
• Preis — in Euro
• IBAN — Bankverbindung fuer Ueberweisungen

Karten werden auf zwei Wegen ausgestellt:

• Anfrage durch das Mitglied — das Mitglied waehlt einen Kartentyp und stellt eine Anfrage; der Admin bestaetigt
• Direkte Ausstellung durch den Admin — der Admin stellt eine Karte ohne vorherige Anfrage aus

Jede Karte erhaelt einen eindeutigen QR-Code sowie die gebuchte Anzahl an Einheiten.

Unter Verein → Termine → "+ Neuer Termin" legt der Admin einen Termin an:

• Standort — Halle, Raum oder Adresse
• Kapazitaet — maximale Teilnehmerzahl
• Akzeptierte Kartentypen — welche Karten fuer diesen Termin gueltig sind
• Trainer — zugewiesene Trainer-Personen
• Optionales Formular — z. B. fuer Gesundheitsangaben oder Abfragen
• Absage-Regel — bis wann kann ein Mitglied kostenfrei absagen

Nach dem Speichern schaltet der Admin den Termin unter "Veroeffentlichen"frei — ab diesem Moment ist er fuer Mitglieder buchbar.

Mitglieder sehen alle veroeffentlichten Termine auf der Vereinsseite. Um einen Termin zu buchen, benoetigen sie eine gueltiger Karte des passenden Typs mit noch verbleibenden Einheiten. Nach der Buchung erhalten sie:

• Eine Bestaetigung per E-Mail
• Eine ICS-Kalenderdatei zum Import in Kalender-Apps

Sagt ein Mitglied innerhalb der konfigurierten Absage-Frist ab, wird die Einheit gutgeschrieben. Spaetere Absagen koennen je nach eingestellter Regel einbehalten werden.

Am Termintag scannt der Trainer den QR-Code auf der Karte des Mitglieds — entweder mit der Kamera des Smartphones oder mit einem externen Barcode-Scanner:

• Hat die Karte noch Einheiten, wird eine Einheit abgebucht und der Check-in bestaetigt.
• Sind keine Einheiten mehr vorhanden, kann der Trainer das Mitglied trotzdem teilnehmen lassen. Die Einheit wird als "offen" markiert und kann spaeter mit einer neuen Karte des Mitglieds verrechnet werden.

Das Check-in-Protokoll unter Verein → Check-ins zeigt alle Einloesungen mit Datum, Mitglied und Trainer.